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当前位置: 首页 > 新闻频道 > 网销课堂 > 中小企业外贸市场开发与维护
中小企业外贸市场开发与维护
来源:中国数控机床网   发表时间:2018-10-27 11:55:00  浏览次数:
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中小型企业由于开发国际市场的资源和经验有限,所以对像大型企业那样直接派员到国外开发国际市场的方法往往感觉到力不从心。中小企业常用的国际市场开发手段主要有直接开发法、展览会、网络、电话传真,人脉等。其中需要指出的是展览会和直接派员开发是最主要的也是最有成效的开发方法,其他方法都是辅助性的开发手段。

一、市场开发前的准备

1.战略准备。作为企业的战略性计划,拓展国际市场应当受到最高管理层的重视,并建立相应的预算、工作部门、支持部门。其中最重要的就是建立完善的领导机制。作为市场开发的主管人员需要有丰富的市场开发经验和很强的应变协调能力。

2.人力资源准备。对于业务人员要了解国际市场,同时更要了解自己企业情况和产品情况。对业务人员的素质要求主要有:(1)具备基础的英语读写能力。(2)具备基础的外贸市场知识。(3)了解本企业主要产品的性质、用途和特点等。许许多多的外贸业务人员都在问如何找客户,其实客户就是你自己。从自己出发审视你销售的产品。你的产品有哪些特点,用在哪些公司、部门、设备、产品上,做到知己知彼中的知己。先在内功上多努力,不能说遇到了顾客还不知道自己产品有几个类型,许多贸易人员实际对自己的产品仅仅停留在了解而已的阶段。所以,要求大家在自己产品上下工夫。

3.市场划分。开拓国际市场其实是个非常简单的事情。和中国企业不同,欧美等发达国家由于多年的竞争和淘汰,从事某类产品的公司非常有限。从公司战略的角度来说,应该根据过去出口经验先划分势力范围,可以用洲为标界,从中标明最大竞争者、最大贸易商、最主要市场……一步一步细分下去。当然,作为贸易人员可以选一个国家建立这样一个体系作为情报服务的基础。

4.市场挂名。接下来,在市场划分的基础上开始和你列名的企业进行联系。我们称为挂名活动。你必须让你的客户知道在中国的某个城市有一个公司在做这个产品。可以通过发传真,发电子邮件,发名片,发产品样本,甚至拜访他们。这个时候要注意记录和后续跟踪,不能说我发了一个邮件就没有消息了。要持续,毕竟世界上在那个国家、在那个城市就这么一个公司做这个产品的贸易活动。应该说一个国家都会有一个你可以找到的公司。要记住他们的名字,一定要和本人进行联系。许多人都在用Dear Sir.这是个最没用的词,中文叫“敬启者”。既没有沟通也没有尊敬。哪怕是“Trading Manager”都会让人感到舒服些。

5.其他准备。根据不同的市场开发手段给人员配备不同的设备、工具和相关知识培训等。

二、市场开发的手段

我们先介绍一下最主要的市场开发手段:展览会和直接派员开发。

1.参加展览会。

展览会按地域可分为国际商展和国内商展。外贸人员最重要的市场拓展是参加展览会,一方面是企业形象的宣传,一方面是和顾客最直接的沟通。你可以直接从参展的人群中见到你的顾客,了解你顾客的想法和要求,也会知道你竞争对手的情况。一个优秀的口语将为你在顾客处留下好印象。平时要积极的联系。一个好的外贸销售应该会两国以上的外语。参加国际商展的十步程序如下:

12个月前

1)从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;(2)与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;(3)选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);(4)了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划;

9个月前

1)设计展览结构;(2)取得展览管理公司的设计批准;(3)选择并准备参展产品;(4)与国外潜在客户及目标顾客联络;(5)制作展览宣传册。

6个月前

1)以广告或邮件等进行推广活动;(2)确定旅行计划;(3)支付展场及其他所需服务的预先付款;(4)复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;(5)安排展览期间翻译员;(6)向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

3个月前

1)继续追踪产品推广活动;(2)最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签;(3)赠送索取样品的客商;(4)将展位结构设计做最后的决定;(5)计划访客回应处理程序;(6)训练参展员工;(7)排定展览期间的约谈;(8)安排展览现场或场外的招待会;(9)购买外汇;

四天前

1)将运货文件、展览说明书等额外影印本放入公事包;(2)搭乘飞机至目的地;

三天前

1)抵达,饭店登记;(2)视察展览厅及场地;(3)咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;(4)指示运输承包商将物品运送至会场;(5)连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;(6)与展览组织代表连络,告知通讯方法;(7)访问当地顾客。

两天前

1)确定所有物品运送完成;(2)查看所订设备及所有用品的可得性及功能;(3)布置展位;(4)将所有活动节目做最后的决定。

一天前

1)将摊位架构、设备及用品做最后的检查;(2)将促销用品发送直接分配中心;(3)与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。

展览期间

1)尽早到会场;(2)于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅;(3)实地观察后尽早预约明年场地;(4)详细记录每个到访客户的情况及要求,勿凭事后记忆;(5)对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;(6)每日与员工进行简报;(7)每天将潜在商机及顾客资料送回公司,即时处理及回应。

展览结束

1)监督摊位拆除;(2)处理商机;(3)寄出谢卡。

参加国内商展与参加国际商展步骤差不多,只是没有出国必要的步骤,在此不再赘述。

2.直接派员开发。

就是直接派出业务人员与潜在的客户直接联系甚至登门推销。这是最有效,也最直接的市场开发手段。可以和客户直接接触和促进相互的了解但中小企业由于开发资源有限,这种方法往往是心有余而力不足的。从开发市场的难易程度有先易后难和先难后易法。先易后难法就是在市场分析和市场挂名的基础上,先开发相对容易的市场再开发教难的市场,这是最常用的方法,也最适合人们的心理思维习惯。而先难后易法则相反,这是一种逆向思维的方法,一般适合于具有教大实力和产品具有教大竞争力的企业。

其他辅助性开发策略有:

1.网络开发

1)建立公司网站。这是最重要和最基本的网络开发方法和准备。也是实现企业电子商务的基本准备之一。建立企业网站一般需要建立中英两种文面。这是让客户了解企业的有效途径和手段,也是进行网上交易的平台。一般要体现企业概况、产品信息和联系方式等。这种开发方法一般配合其他市场开发手段。

2)利用搜索引擎。通过大型的搜索引擎诸如:google,excite,Anyso,kellyseach等,用关键词搜索。需要注意的是,不要固定用一个搜索引擎,同样的关键词,在不同的搜索引擎搜就有不同的结果。还有就是不同的国家有本土的搜索引擎,就如同中文搜索引擎有baidu,Anyso。尽可能多找英语国家本土的搜索引擎,再用关键词搜索。大胆地试,结果就不同,你找的东西就会越多。

3)利用专业网站。 每个行业几乎都有行业网站,用搜索引擎按关键词搜索。找到了,一般就会在这些网上看到会员列表,信息量是很大的。还有在这些专业网和行业协会网站上有很多相关链接,也很有用。也可以找目标国(或者全世界)的黄页(YELLOWPAGE)和工商目录(DIRECTORY),这也很多,然后好好利用它们。也可以查找展会商的网站,很多国内的公司没有机会出国参展,但很多展会都有自己的网站,而且在网站上有各个参展商的名单和联系方式及网址。 

4)利用网上贸易市场。如今,互联网与人们的生活日益紧密,广阔的网上贸易市场存在着海量商机。只要你可以在网上第一时间找到商机。常用的网上交易市场例如“啊里巴巴”等。

    当进入网上贸易市场时,首先要详细填写注册信息,详尽、真实的信息将有助于你获得客户信任,提高成交机率。当填写信息时,公司介绍、主营产品和服务等要详细准确,并定期检查公司信息,及时更改过时信息,从而使方便客户与你联系。在网上也可以方便快捷地搜索客户信息,找到合适的目标客户。可以按行业浏览或按“关键字”搜索,然后瞄准适合的客户,详细了解对方需求。如果对方是诚信通会员,还可以“诚信通指数”作为选择的参考。如何对方贸易通在线,还可直接与他联系,进行洽谈。当然,也可以把信息直接发上网,让客户来找你。将销售信息或采购信息描述详细、正确,发布上网。如果是销售信息,还可以图文并茂,展示样品。这样可以更有效地吸引客户,获得客户的反馈。适合的供应商看到我们发布的信息后,会与我们联系。他们通常会以询价单/报价单、发送留言、或贸易通在线与我们洽谈。

   2.电话传真

多打电话,总会有收获。如果你有幸碰到个可以让你上网的老板,千万别把时间浪费在MSN上面,找到工厂,拿起电话,资料就会在我们的手上 。

3.人脉开发

可分为企业人脉和业务人员的个人人脉。在美国,有一句流行语:“一个人能否成功,不在于你知道什么,而是在于你认识谁。”在当前知识经济时代,人脉已成为专业的支持体系,他的重要性不言而喻。而人脉是在长期的外贸工作中积累出来的,需要我们在工作中认真总结和合理应用的。

4.综合应用开发

就是以上多种策略综合的应用。其实,以上所叙述的策略无论主策略还是辅助性策略都可以单独使用,也可以综合起来使用,总之,根据情况便宜使用。

三、国际市场开发策略和原则

1.客户的开发策略  

    作为销售人员时刻应考虑这样一些问题:(1)我在卖什么?推销产品之前应该先推销自己。(2)谁是我的客户?为什么我的客户会买我的东西?(3)我的未来客户在哪里?为什么客户不买我的商品或服务?(4)谁是我的竞争者?(5)谁不是我的客户?这些就是你在客户开发方面需要考虑的问题。 

    2.研究客户购买的原因

    客户在购买时有可能作出以下三种决定:(1)买你的产品或服务。(2)不买你的产品或服务。(3)去买他人的产品或服务。  

    3.客户购买的两种障碍:无知和害怕  

    客户希望买到的东西是最好的,他一定不希望买到假的次的商品,他害怕做错决定。他很想买一种东西或者他很想购买一种服务,但是他又不知道这个服务或这种产品是否能给他带来好处。所以害怕和无知是一般客户在购买前的障碍。  

    4.客户购买的动机:恐惧失去和渴望获得  

人在买东西时一般有两种情形:

1)恐惧失去。比如有一个很好的促销机会,他就想获得这个机会去买某个东西,如果不去买可能会损失很大。

2)渴望获得。一般人买东西的动机是得到这个东西,这就叫做渴望获得。人们在购买时总是受情绪的影响,那就是一种恐惧失去与渴望获得的情绪来驱动人们去购买。  

5.顾客购买前的考虑事项

客户决定购买之前通常有以下考虑事项:(1)销售规模 。(2)购买的决定认数。(3)产品的生命周期。(4)客户对你、你的公司以及你的产品或服务是否很熟悉。  

    6.如何开发客户

一个销售人员对时间的管理、目标的管理、客户的管理要做有效率的安排,开发客户应该永远占你的大部分时间,每天都安排一个小时以上。在开发客户的过程中,你要永远记住两个字:专注。如果一个销售人员每天把他的时间浪费在没有生产力的地方,那是没有效益的。当你通过联系方式与客户联系以后,你要把他区分为ABC三级:即最佳客户、好客户、比较次等的客户,要把你的客户资料整理得井井有条。此外,开发客户是一件持续性的工作不应中断或停歇。 销售高手还要做四件事:(1)销售是满足客户的需求。(2)销售是找寻客户问题的解答。(3)销售是教育客户。(4)销售是帮助客户。销售到底是什么?销售,就是满足客户的需求。销售还是什么?销售是你要去找寻客户问题的解答。社会在不断向前发展,科技产品在不断推陈出新,我们时时刻刻要把我们的新产品和服务迅速地告诉我们的客户,同时要告诉他如何去应用我们的产品,你对你的产品到底了解多少?介绍产品通常运用FABE法则来更全面有效地进行产品说明。

四、商务信函写作原则

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时,买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?参考全美最畅销的贸易书籍Building an Import-Export Business 以下5个方面是买家最关心的:

1)供应商如何回复买家的邮件。供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?当买家询问信息时,供应商是否完整答复所有问题?供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

2)供应商如何答复买家提出的要求。供应商多久做出答复?供应商是否愿意对产品进行修改?买家询问多个问题时,供应商是否答复所有的问题?

3)供应商的信用如何。供应商的银行信用记录如何?供应商银行帐户开立的年数?大致的通常收支情况?银行给供应商的贷款额度?银行对供应商的帐户情况是否满意?

4)供应商贸易往来的信用如何。合作者与该供应商的合作年数?供应商可承受多大的定单?交货是否及时?是否能准确地完成定单?

5)供应商是否使用了标准质量管理认证体系。比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points等等。

写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。所有需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对你写作商务信函有借鉴作用。

1.口语化。每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

2.语气语调。由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现

3.真诚。不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。

4.直接。跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。

5.礼貌。我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。

6.简洁。就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently” 这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

7.精确。当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

8.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

9.语言朴实。前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

10.回复迅速及时。给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

11.标题。这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

12.校对。写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

五、国际市场维护

市场开发是容易的,最重要的是和客户建立长期的合作关系,这就需要我们在国际市场维护上下很大的工夫。

当我们接完新客户的第一个单子后,我们的重心就会转移到如何和新客户建立长远的合作关系。其实,在市场维护最重要的方面并不是在第一个单子之后,而是第一个单子的履行。我们一般强调第一个单子要引起我们的充分重视,因为第一个单子履行的质量是客户决定和我们是否建立长期合作关系的核心评价标准。第一个单子一般要求我们要在以下方面作的最好:产品的质量上乘,回复的迅速准确,产品说明精确,价格合理,服务优质及时等。

其次,当找到合适的客户后,在询价、报价、寄样、谈判等环节中要发挥自己的优势和贸易技巧,最终达成交易。关于贸易技巧这里不再赘述。

另外,在第一单以后的交易中我们还必须遵守的原则是:

1.质量第一。抓好我们的质量,质量才是一个企业的真正生命力竞争所在.离开了质量,回头客户一个都没有。其重要性这里不在赘述。

不要忽视小单。小单或许只是一个前期,做完这个小单,或许大单就跟着来了,很多时候,意外不就是从小单来的,要重视小单。

2.诚信第一,务实交易。建立你的信誉,要说到做到。尽管你非常想达成合同,但是如果企业不能按期生产,那么你要告诉你的顾客,在这个定单中的数量是不能完成的,你能按时守质完成的数量是XXX。不要怕失去这个合同,失去一个合同不能比失去一个客户的信任更重要。坚持原则,树立企业形象。

3.友好合作。注意外贸商业信件的用词,书写要友好严谨。建立你的客户档案。拥有了你的客户档案后,要持续沟通,电话,传真,邮件,圣诞贺卡,只要你持续从事这个行业,你就要想着你的客户,要关心你的客户,他/她的公司和家人。至少许多公司是这么关心我的。如果你的产品在某一地区销售很多,要经常统计,并给予销售公司以更多的优惠。要知道你的顾客利润高了,对你的定单将稳定增加。帮助你的顾客发展也是外贸业务人员的工作之一。长久的合作是最重要的。许多外贸公司的利润率低于5%,但多年稳定就是这个道理。

六、给你的外贸业务建议

业界有句话叫做:即使是不成熟的尝试,也胜于胎死腹中的策略。

如何做一个成功的外贸人士?如何在外贸工作中取得更大的利润?这是每一个外贸人员所关注的,希望几点小技巧会为更多人的带去帮助。

1.向沟通对手表示善意与欢迎(I will arrange everything.)

如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything." (我会安排一切。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

2.沟通进行中应避免干扰(No interruptions during the meeting! )

如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

3.资料须充实完备(We have a pamphlet in English.)

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说“We have a pamphlet in English.”或 “Please take this as a sample”时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

4.要有解决问题的诚意(Please tell me about it. )

当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

5.随时确认重要的细节(Is this what we decided? )

商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? ”合约内容真的错得离谱,就应告诉对方“I'll have to return this contract to you unsigned.”以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

七、总结

希望这篇文章系笔者结合自己的业务实践和所掌握的行业知识写成,希望能给初涉外贸业务的新人有一定的帮助。

本文参考文章:

《网络找客户的方法》、《参加国际商展的十步程序》、《给你的外贸业务建议》

中小企业外贸市场开发与维护

作者:刘洋

中小型企业由于开发国际市场的资源和经验有限,所以对像大型企业那样直接派员到国外开发国际市场的方法往往感觉到力不从心。中小企业常用的国际市场开发手段主要有直接开发法、展览会、网络、电话传真,人脉等。其中需要指出的是展览会和直接派员开发是最主要的也是最有成效的开发方法,其他方法都是辅助性的开发手段。

一、市场开发前的准备

1.战略准备。作为企业的战略性计划,拓展国际市场应当受到最高管理层的重视,并建立相应的预算、工作部门、支持部门。其中最重要的就是建立完善的领导机制。作为市场开发的主管人员需要有丰富的市场开发经验和很强的应变协调能力。

2.人力资源准备。对于业务人员要了解国际市场,同时更要了解自己企业情况和产品情况。对业务人员的素质要求主要有:(1)具备基础的英语读写能力。(2)具备基础的外贸市场知识。(3)了解本企业主要产品的性质、用途和特点等。许许多多的外贸业务人员都在问如何找客户,其实客户就是你自己。从自己出发审视你销售的产品。你的产品有哪些特点,用在哪些公司、部门、设备、产品上,做到知己知彼中的知己。先在内功上多努力,不能说遇到了顾客还不知道自己产品有几个类型,许多贸易人员实际对自己的产品仅仅停留在了解而已的阶段。所以,要求大家在自己产品上下工夫。

3.市场划分。开拓国际市场其实是个非常简单的事情。和中国企业不同,欧美等发达国家由于多年的竞争和淘汰,从事某类产品的公司非常有限。从公司战略的角度来说,应该根据过去出口经验先划分势力范围,可以用洲为标界,从中标明最大竞争者、最大贸易商、最主要市场……一步一步细分下去。当然,作为贸易人员可以选一个国家建立这样一个体系作为情报服务的基础。

4.市场挂名。接下来,在市场划分的基础上开始和你列名的企业进行联系。我们称为挂名活动。你必须让你的客户知道在中国的某个城市有一个公司在做这个产品。可以通过发传真,发电子邮件,发名片,发产品样本,甚至拜访他们。这个时候要注意记录和后续跟踪,不能说我发了一个邮件就没有消息了。要持续,毕竟世界上在那个国家、在那个城市就这么一个公司做这个产品的贸易活动。应该说一个国家都会有一个你可以找到的公司。要记住他们的名字,一定要和本人进行联系。许多人都在用Dear Sir.这是个最没用的词,中文叫“敬启者”。既没有沟通也没有尊敬。哪怕是“Trading Manager”都会让人感到舒服些。

5.其他准备。根据不同的市场开发手段给人员配备不同的设备、工具和相关知识培训等。

二、市场开发的手段

我们先介绍一下最主要的市场开发手段:展览会和直接派员开发。

1.参加展览会。

展览会按地域可分为国际商展和国内商展。外贸人员最重要的市场拓展是参加展览会,一方面是企业形象的宣传,一方面是和顾客最直接的沟通。你可以直接从参展的人群中见到你的顾客,了解你顾客的想法和要求,也会知道你竞争对手的情况。一个优秀的口语将为你在顾客处留下好印象。平时要积极的联系。一个好的外贸销售应该会两国以上的外语。参加国际商展的十步程序如下:

12个月前

1)从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;(2)与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;(3)选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);(4)了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划;

9个月前

1)设计展览结构;(2)取得展览管理公司的设计批准;(3)选择并准备参展产品;(4)与国外潜在客户及目标顾客联络;(5)制作展览宣传册。

6个月前

1)以广告或邮件等进行推广活动;(2)确定旅行计划;(3)支付展场及其他所需服务的预先付款;(4)复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;(5)安排展览期间翻译员;(6)向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

3个月前

1)继续追踪产品推广活动;(2)最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签;(3)赠送索取样品的客商;(4)将展位结构设计做最后的决定;(5)计划访客回应处理程序;(6)训练参展员工;(7)排定展览期间的约谈;(8)安排展览现场或场外的招待会;(9)购买外汇;

四天前

1)将运货文件、展览说明书等额外影印本放入公事包;(2)搭乘飞机至目的地;

三天前

1)抵达,饭店登记;(2)视察展览厅及场地;(3)咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;(4)指示运输承包商将物品运送至会场;(5)连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;(6)与展览组织代表连络,告知通讯方法;(7)访问当地顾客。

两天前

1)确定所有物品运送完成;(2)查看所订设备及所有用品的可得性及功能;(3)布置展位;(4)将所有活动节目做最后的决定。

一天前

1)将摊位架构、设备及用品做最后的检查;(2)将促销用品发送直接分配中心;(3)与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。

展览期间

1)尽早到会场;(2)于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅;(3)实地观察后尽早预约明年场地;(4)详细记录每个到访客户的情况及要求,勿凭事后记忆;(5)对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;(6)每日与员工进行简报;(7)每天将潜在商机及顾客资料送回公司,即时处理及回应。

展览结束

1)监督摊位拆除;(2)处理商机;(3)寄出谢卡。

参加国内商展与参加国际商展步骤差不多,只是没有出国必要的步骤,在此不再赘述。

2.直接派员开发。

就是直接派出业务人员与潜在的客户直接联系甚至登门推销。这是最有效,也最直接的市场开发手段。可以和客户直接接触和促进相互的了解但中小企业由于开发资源有限,这种方法往往是心有余而力不足的。从开发市场的难易程度有先易后难和先难后易法。先易后难法就是在市场分析和市场挂名的基础上,先开发相对容易的市场再开发教难的市场,这是最常用的方法,也最适合人们的心理思维习惯。而先难后易法则相反,这是一种逆向思维的方法,一般适合于具有教大实力和产品具有教大竞争力的企业。

其他辅助性开发策略有:

1.网络开发

1)建立公司网站。这是最重要和最基本的网络开发方法和准备。也是实现企业电子商务的基本准备之一。建立企业网站一般需要建立中英两种文面。这是让客户了解企业的有效途径和手段,也是进行网上交易的平台。一般要体现企业概况、产品信息和联系方式等。这种开发方法一般配合其他市场开发手段。

2)利用搜索引擎。通过大型的搜索引擎诸如:google,excite,Anyso,kellyseach等,用关键词搜索。需要注意的是,不要固定用一个搜索引擎,同样的关键词,在不同的搜索引擎搜就有不同的结果。还有就是不同的国家有本土的搜索引擎,就如同中文搜索引擎有baidu,Anyso。尽可能多找英语国家本土的搜索引擎,再用关键词搜索。大胆地试,结果就不同,你找的东西就会越多。

3)利用专业网站。 每个行业几乎都有行业网站,用搜索引擎按关键词搜索。找到了,一般就会在这些网上看到会员列表,信息量是很大的。还有在这些专业网和行业协会网站上有很多相关链接,也很有用。也可以找目标国(或者全世界)的黄页(YELLOWPAGE)和工商目录(DIRECTORY),这也很多,然后好好利用它们。也可以查找展会商的网站,很多国内的公司没有机会出国参展,但很多展会都有自己的网站,而且在网站上有各个参展商的名单和联系方式及网址。 

4)利用网上贸易市场。如今,互联网与人们的生活日益紧密,广阔的网上贸易市场存在着海量商机。只要你可以在网上第一时间找到商机。常用的网上交易市场例如“啊里巴巴”等。

    当进入网上贸易市场时,首先要详细填写注册信息,详尽、真实的信息将有助于你获得客户信任,提高成交机率。当填写信息时,公司介绍、主营产品和服务等要详细准确,并定期检查公司信息,及时更改过时信息,从而使方便客户与你联系。在网上也可以方便快捷地搜索客户信息,找到合适的目标客户。可以按行业浏览或按“关键字”搜索,然后瞄准适合的客户,详细了解对方需求。如果对方是诚信通会员,还可以“诚信通指数”作为选择的参考。如何对方贸易通在线,还可直接与他联系,进行洽谈。当然,也可以把信息直接发上网,让客户来找你。将销售信息或采购信息描述详细、正确,发布上网。如果是销售信息,还可以图文并茂,展示样品。这样可以更有效地吸引客户,获得客户的反馈。适合的供应商看到我们发布的信息后,会与我们联系。他们通常会以询价单/报价单、发送留言、或贸易通在线与我们洽谈。

   2.电话传真

多打电话,总会有收获。如果你有幸碰到个可以让你上网的老板,千万别把时间浪费在MSN上面,找到工厂,拿起电话,资料就会在我们的手上 。

3.人脉开发

可分为企业人脉和业务人员的个人人脉。在美国,有一句流行语:“一个人能否成功,不在于你知道什么,而是在于你认识谁。”在当前知识经济时代,人脉已成为专业的支持体系,他的重要性不言而喻。而人脉是在长期的外贸工作中积累出来的,需要我们在工作中认真总结和合理应用的。

4.综合应用开发

就是以上多种策略综合的应用。其实,以上所叙述的策略无论主策略还是辅助性策略都可以单独使用,也可以综合起来使用,总之,根据情况便宜使用。

三、国际市场开发策略和原则

1.客户的开发策略  

    作为销售人员时刻应考虑这样一些问题:(1)我在卖什么?推销产品之前应该先推销自己。(2)谁是我的客户?为什么我的客户会买我的东西?(3)我的未来客户在哪里?为什么客户不买我的商品或服务?(4)谁是我的竞争者?(5)谁不是我的客户?这些就是你在客户开发方面需要考虑的问题。 

    2.研究客户购买的原因

    客户在购买时有可能作出以下三种决定:(1)买你的产品或服务。(2)不买你的产品或服务。(3)去买他人的产品或服务。  

    3.客户购买的两种障碍:无知和害怕  

    客户希望买到的东西是最好的,他一定不希望买到假的次的商品,他害怕做错决定。他很想买一种东西或者他很想购买一种服务,但是他又不知道这个服务或这种产品是否能给他带来好处。所以害怕和无知是一般客户在购买前的障碍。  

    4.客户购买的动机:恐惧失去和渴望获得  

人在买东西时一般有两种情形:

1)恐惧失去。比如有一个很好的促销机会,他就想获得这个机会去买某个东西,如果不去买可能会损失很大。

2)渴望获得。一般人买东西的动机是得到这个东西,这就叫做渴望获得。人们在购买时总是受情绪的影响,那就是一种恐惧失去与渴望获得的情绪来驱动人们去购买。  

5.顾客购买前的考虑事项

客户决定购买之前通常有以下考虑事项:(1)销售规模 。(2)购买的决定认数。(3)产品的生命周期。(4)客户对你、你的公司以及你的产品或服务是否很熟悉。  

    6.如何开发客户

一个销售人员对时间的管理、目标的管理、客户的管理要做有效率的安排,开发客户应该永远占你的大部分时间,每天都安排一个小时以上。在开发客户的过程中,你要永远记住两个字:专注。如果一个销售人员每天把他的时间浪费在没有生产力的地方,那是没有效益的。当你通过联系方式与客户联系以后,你要把他区分为ABC三级:即最佳客户、好客户、比较次等的客户,要把你的客户资料整理得井井有条。此外,开发客户是一件持续性的工作不应中断或停歇。 销售高手还要做四件事:(1)销售是满足客户的需求。(2)销售是找寻客户问题的解答。(3)销售是教育客户。(4)销售是帮助客户。销售到底是什么?销售,就是满足客户的需求。销售还是什么?销售是你要去找寻客户问题的解答。社会在不断向前发展,科技产品在不断推陈出新,我们时时刻刻要把我们的新产品和服务迅速地告诉我们的客户,同时要告诉他如何去应用我们的产品,你对你的产品到底了解多少?介绍产品通常运用FABE法则来更全面有效地进行产品说明。

四、商务信函写作原则

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时,买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?参考全美最畅销的贸易书籍Building an Import-Export Business 以下5个方面是买家最关心的:

1)供应商如何回复买家的邮件。供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?当买家询问信息时,供应商是否完整答复所有问题?供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

2)供应商如何答复买家提出的要求。供应商多久做出答复?供应商是否愿意对产品进行修改?买家询问多个问题时,供应商是否答复所有的问题?

3)供应商的信用如何。供应商的银行信用记录如何?供应商银行帐户开立的年数?大致的通常收支情况?银行给供应商的贷款额度?银行对供应商的帐户情况是否满意?

4)供应商贸易往来的信用如何。合作者与该供应商的合作年数?供应商可承受多大的定单?交货是否及时?是否能准确地完成定单?

5)供应商是否使用了标准质量管理认证体系。比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points等等。

写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。所有需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对你写作商务信函有借鉴作用。

1.口语化。每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

2.语气语调。由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现

3.真诚。不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。

4.直接。跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。

5.礼貌。我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。

6.简洁。就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently” 这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

7.精确。当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

8.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

9.语言朴实。前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

10.回复迅速及时。给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

11.标题。这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

12.校对。写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

五、国际市场维护

市场开发是容易的,最重要的是和客户建立长期的合作关系,这就需要我们在国际市场维护上下很大的工夫。

当我们接完新客户的第一个单子后,我们的重心就会转移到如何和新客户建立长远的合作关系。其实,在市场维护最重要的方面并不是在第一个单子之后,而是第一个单子的履行。我们一般强调第一个单子要引起我们的充分重视,因为第一个单子履行的质量是客户决定和我们是否建立长期合作关系的核心评价标准。第一个单子一般要求我们要在以下方面作的最好:产品的质量上乘,回复的迅速准确,产品说明精确,价格合理,服务优质及时等。

其次,当找到合适的客户后,在询价、报价、寄样、谈判等环节中要发挥自己的优势和贸易技巧,最终达成交易。关于贸易技巧这里不再赘述。

另外,在第一单以后的交易中我们还必须遵守的原则是:

1.质量第一。抓好我们的质量,质量才是一个企业的真正生命力竞争所在.离开了质量,回头客户一个都没有。其重要性这里不在赘述。

不要忽视小单。小单或许只是一个前期,做完这个小单,或许大单就跟着来了,很多时候,意外不就是从小单来的,要重视小单。

2.诚信第一,务实交易。建立你的信誉,要说到做到。尽管你非常想达成合同,但是如果企业不能按期生产,那么你要告诉你的顾客,在这个定单中的数量是不能完成的,你能按时守质完成的数量是XXX。不要怕失去这个合同,失去一个合同不能比失去一个客户的信任更重要。坚持原则,树立企业形象。

3.友好合作。注意外贸商业信件的用词,书写要友好严谨。建立你的客户档案。拥有了你的客户档案后,要持续沟通,电话,传真,邮件,圣诞贺卡,只要你持续从事这个行业,你就要想着你的客户,要关心你的客户,他/她的公司和家人。至少许多公司是这么关心我的。如果你的产品在某一地区销售很多,要经常统计,并给予销售公司以更多的优惠。要知道你的顾客利润高了,对你的定单将稳定增加。帮助你的顾客发展也是外贸业务人员的工作之一。长久的合作是最重要的。许多外贸公司的利润率低于5%,但多年稳定就是这个道理。

六、给你的外贸业务建议

业界有句话叫做:即使是不成熟的尝试,也胜于胎死腹中的策略。

如何做一个成功的外贸人士?如何在外贸工作中取得更大的利润?这是每一个外贸人员所关注的,希望几点小技巧会为更多人的带去帮助。

1.向沟通对手表示善意与欢迎(I will arrange everything.)

如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything." (我会安排一切。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。

2.沟通进行中应避免干扰(No interruptions during the meeting! )

如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

3.资料须充实完备(We have a pamphlet in English.)

具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说“We have a pamphlet in English.”或 “Please take this as a sample”时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。

4.要有解决问题的诚意(Please tell me about it. )

当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。

5.随时确认重要的细节(Is this what we decided? )

商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? ”合约内容真的错得离谱,就应告诉对方“I'll have to return this contract to you unsigned.”以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。

七、总结

希望这篇文章系笔者结合自己的业务实践和所掌握的行业知识写成,希望能给初涉外贸业务的新人有一定的帮助。

 
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